Solopreneur débordé : comment optimiser son temps et devenir plus productif ?

On n’a pas choisi de devenir solopreneur pour être enchaîné à notre ordi ou finir en burn-out. 

Même si comme moi, tu adores ce que tu fais, personne ne peut bosser jour et nuit, 365 jours par an. Tu as peut-être envie de passer du temps en famille, de partir en vacances avec tes potes salariés, ou d’aller surfer tous les week-ends (j’en rêve!).

Alors dans cet article, je vais te partager les conseils qui m’ont le plus aidés à m’organiser, à optimiser mon temps pour gérer les urgences du quotidien tout en développant des projets à long terme.

On va parler de temps de travail en deep focus, de time tracking, de gestion des priorités et bien sûr de délégation. Mais une chose est sûre, à la fin de cet article, tu ne sauras pas comment faire un CA à 6 chiffres en travaillant seulement 4 heures par semaine 🤷‍♀️

Sommaire : 

5 conseils pour mieux gérer ton temps 

1. Limite ton temps facturable à 3 jours par semaine.

Tu ne peux pas travailler 100% de ton temps pour tes clients. Au risque de faire tout le reste les soirs et week-end. Par tout le reste, j’entends ton administratif, ta compta, la gestion de tes mails, ta communication, la prospection, etc.

Je conseille généralement de facturer 60% de son temps en freelancing, soit 3 jours sur 5.

Hack ultime = mes clients ont accès à un Calendly secret où certaines plages horaires leur sont réservées.

2. Réserve une journée entière au back office

Dans la planification de ta semaine, garde du temps pour travailler pour toi (tâches créatives, formations, projets). Durant cette journée dédiée, tu enfiles ta casquette de CEO et tu prends de la hauteur pour réfléchir à ta stratégie de développement. 

Si tu n’as pas besoin d’une journée entière chaque semaine, cette plage horaire peut servir de zone tampon pour absorber ton retard, ou gérer un imprévu (comme l’enfant malade ou binge-watcher la dernière série Netflix du moment 😏).

3. Garde du temps pour développer ton média ou ton side projet

Ton TJM doit être suffisamment élevé pour facturer seulement 3 jours et “financer” les 2 autres jours : 1 jour en back office et un autre jour pour développer ton média, un side project ou une communauté par exemple. 

Quel que soit ton business modèle, créer ton solo-média va servir ton développement sur le long terme : pour tarifer plus cher ses prestations, pour diversifier ses revenus, etc. 

Hack ultime = apprends à dire non aux sollicitations qui ne servent pas tes objectifs.

Exemples : les “RDV synergie”, les cours payés au lance-pierre dans ton ancienne école ou les événements de networking qui ne sont pas dans ta cible. 

Si comme moi, tu as des difficultés à refuser, commence par répondre que tu dois vérifier si tu as suffisamment de bande passante à cette période. Si tu es soulagée de ne pas dire oui, finis par dire non. 

4. Ma semaine idéale

Quand le freelancing était ma principale source de revenus, je réservais 2 à 3 jours à mes missions clients et 1 journée entière à la création de contenus liés au Board : podcast, newsletter, LinkedIn, etc.

Aujourd’hui le développement du Board a changé mon business modèle : je travaille essentiellement à sa mise en place, à la recherche de partenariats, et à la création de contenus pour assurer sa promotion.

J’ai conservé 1 journée pour mon side projet : la communauté Fleet Collective que j’anime avec Marie Robin.

Je ne prends aucun RDV le matin. C’est là où ma concentration est maximale et où je planifie mes sessions de deep work.

Hack ultime = pas de Calendly ouvert. Une prise de rdv minimaliste, triée sur le volet et des créneaux Calendly limités à 15/20 minutes.

5. Free mais pas libre – Planifie des vacances

Il m’a fallu plus d'un an sans vacances pour me rendre compte que j’étais devenue esclave de mon business. Free mais pas libre, comme j’aime dire.

En 2023, je me suis accordée mes premières semaines complètement off. Et maintenant je planifie également des semaines de “tracances”, des semaines où j’alterne travail et loisirs (chez moi loisirs = surf).

En 2024, j’ai prévu 8 semaines de vacances, entre famille, enfants et surf.

Du temps que j'ai également budgété dans mon prévisionnel financier.

Deviens plus productif chaque semaine 

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5 techniques pour être plus productif

1. Lister 3 priorités par jour

On a tous une to-do list à rallonge qui nous épuise, plus qu’elle nous sert. Perso, j’ai maintenant une liste de choses à faire par projet, où je viens piocher au fil de mes envies du jour (souvent définies par mon niveau d’énergie).

En revanche, chaque soir je fixe mes 3 priorités du lendemain, les 3 tâches qui doivent être accomplies pour faire avancer mes objectifs. 

Ensuite je commence ma journée par la tâche la plus compliquée ou la plus urgente, celle que je suis soulagée d’avoir bouclé. C’est la technique de la grenouille, “swallow the frog”.

2. Planifier des sessions en mode deep work

J’essaie d’organiser mes tâches par demi-journées, notamment mes calls et RDV clients. Ensuite, je travaille par thématique. Par exemple, je regroupe mes séances de prospection pour démarcher des partenariats pour le Board ou mes missions clients sur une même journée. Le jeudi aprem est bloqué pour la rédaction de la newsletter (dans un monde idéal, sinon c’est en nocturne). Et le vendredi, c’est la journée consacrée à la communauté du Board : enregistrement de podcast le matin et Live Expert dans l’Incubateur Solopreneur tous les vendredis à 14h.

Chaque matin (ou presque), mon agenda est bloqué pour le deep work, avec une seule tâche prévue, ou un projet prioritaire à faire avancer.

Pour les projets qui nécessitent d’être focus (rédaction, stratégie commerciale, tunnel de vente, etc), je maximise la capacité de concentration : mode avion, téléphone dans une autre pièce, etc.

3. Gérer les projets par trimestre

Pour faire avancer mes projets, je fixe des objectifs par trimestre. Je fonctionne beaucoup par sprint, où je mets toute ma force vive pendant un temps limité. Puis je me repose 😅

Je lance un nouveau projet, je sais que je commence une période intense de boulot. Puis je pars en session surf en solo (sous-entendu sans enfant 😇) pour recharger les batteries.

À titre d'exemple, le dernier trimestre 2023 était consacré à la construction de l'Incubateur Solopreneur. Au premier trimestre 2024, je lance et peaufine l’Incubateur, puis ma priorité sera la rédaction de mon livre. 

4. Privilégier les modes de travail en asynchrone

Pour travailler avec mes clients, mes prestataires ou mes partenaires, je favorise les modes de communication asynchrones : Whatsapp, emails, vidéos Loom, documents de travail partagés, etc.

Je réduis ainsi le temps passé au téléphone ou en visio. Et quand c’est nécessaire, je prévois un échange de 20-30 minutes.

Plus jamais de réunions d’une heure juste pour “faire un point”.

5. Déléguer

J’expérimente de plus en plus. Et pour être honnête, c’est la seule vraie solution pour décupler sa force de production. 

Depuis longtemps maintenant, je délègue le montage de mes podcasts et je fais appel ponctuellement à une aide administrative. Mais pour déployer le lancement de l’Incubateur Solopreneur en moins de 6 mois, je me suis entourée de freelances. Pour gagner à la fois en expertise et en temps sur des tâches chronophages. 

C’est le conseil le plus dur à appliquer, mais tu peux commencer petit en t’appuyant sur des partenaires pour des missions pas trop coûteuses en investissement.

3 étapes préalables à la délégation : 

3 outils pour « gagner du temps »

1. Time tracking

J’utilise Toggl pour chronométrer et analyser mon temps de travail. 

À quoi ça sert concrètement ?

2. L’intelligence artificielle 

Aujourd’hui, tu ne peux pas passer à côté de l’IA et du gain de temps que ça apporte dans notre quotidien de freelance.

Pour n’en citer que quelques-uns : 

Si le sujet t’intéresse, tu peux aller écouter la mini-série enregistrée avec Jean-Baptiste Berthoux, intitulée “Freelance Augmenté”. Il nous a expliqué comment utiliser ChatGPT comme son assistant virtuel multi-tâches.

3. Les bloqueurs d’applications

Si tu fais partie de cette team “addict” aux réseaux sociaux, comme tous les solopreneurs, ces quelques applications peuvent sauver tes journées et ta productivité : AppBlock, Stay Focused, Block Site, Forest. 

Autre tips que j’utilise depuis quelques semaines : l’écran de Iphone en noir & blanc. Je te promets qu’il devient tout de suite moins attractif 😂

Difficile de résumer 3 ans d’expérience et d’apprentissage continu en un article, mais si tu devais ne retenir qu’une seule chose : la concentration est la clé du succès, si et seulement si, tu kiffes ce que tu fais au quotidien ! 

Tu peux retrouver la liste complète des outils que j’utilise pour gérer mon quotidien de solopreneure (avec les liens affiliés quand j’en ai) dans Ma Stack Solopreneur, dans ma rubrique ressources gratuites.

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Article rédigé avec l'aide d'Anne-Marie Arinal, une de mes premières alumnis de l'Incubateur Solopreneur : tu peux la contacter pour des travaux d'écriture.

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👋 Moi, c'est Flavie. 

Si tu me découvres avec cet article, je suis une ex-dirigeante devenue solopreneure et j'ai créé Le Board, le podcast N°1 des solopreneurs en France, écouté par +350.000 solos. J'ai fondé le premier incubateur pour solopreneurs de France, pour aider les freelances à sortir de la vente du temps en devenant des solopreneurs sereins, qui génèrent des revenus réguliers et confortables. 

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